Politique de confidentialité

Chez Japan Experience, nous sommes soucieux du respect de votre vie privée et prenons à cœur la protection des données personnelles que vous nous communiquez.

La présente Politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur la façon dont sont traitées vos données personnelles et de vous permettre d’exercer vos droits sur celles-ci. Afin d’avoir une vision claire sur l’ensemble des traitements de vos données personnelles effectués par Japan Experience, nous vous invitons à prendre quelques minutes pour lire ce document.

Si vous souhaitez simplement accéder aux points essentiels de la présente Politique de confidentialité, nous avons mis à votre disposition un récapitulatif que vous trouverez ci-dessous.

Pour toute question ou commentaire relatif à notre Politique de confidentialité, vous avez la possibilité d’adresser un courriel à l’adresse suivante: contact@japan-experience.com

En bref

Dans le cadre de son activité, Japan Experience est amenée à traiter des données personnelles vous concernant (notamment des données d’identité et le cas échéant des données bancaires).

Ces données sont collectées pour des finalités strictement limitées :

Créer votre compte Japan Expérience ;
Procéder à l’envoi d’un devis suite à une demande que vous avez effectuée
Traiter et livrer votre commande ;
Suivre l’évolution de votre commande ;
Prendre contact avec vous dans le cadre d’une commande que vous avez effectuée ;
Répondre à une question que vous nous avez posée ;
Du traitement des candidatures aux offres d’emploi et de stage
Vous adresser, après avoir recueilli votre consentement exprès, des informations commerciales et publicitaires personnalisées.

Les traitements de vos données personnelles effectués par Japan Experience reposent systématiquement sur une base légale qui varie en fonction de la typologie du traitement.

A titre d’illustration, nous utilisons la base légale de l’exécution du contrat lorsque nous traitons vos données afin de traiter votre commande et la base légale de nos intérêts légitimes lorsque nous répondons à une question posée à travers notre formulaire de contact.

Les champs accompagnés d’un astérisque (*) doivent obligatoirement être renseignés à défaut de quoi nous ne pourrons pas faire suite à votre demande.

Vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les cookies que nous utilisons et gérer vos préférences en accédant à la page dédiée : https://www.japan-experience.com/fr/cookies

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement, après quoi nous effacerons ou anonymiserons vos données.

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité physiques et logiques adaptées afin de protéger l’intégrité de vos données personnelles.

Nous stockons vos données personnelles dans des bases de données situées dans l’Union Européenne. En cas de transfert en dehors de ce territoire, nous nous engageons à encadrer ces transferts conformément à la réglementation applicable.

Afin de vous garantir un service sur mesure, nous faisons appel à différents prestataires de confiance qui ont besoin d’accéder à certaines de vos données personnelles. Nous choisissons uniquement des prestataires présentant une politique de protection des données personnelles conforme aux exigences légales.

Vous disposez de différents droits sur vos données personnelles (droit d’accès, droit de rectification, droit d’opposition, droit à l’effacement, droit à la portabilité). Pour les exercer, il vous suffit d’adresser votre demande à l’adresse suivante :

Japan Experience, 30 rue Sainte Anne, 75001 Paris.

contact@japan-experience.com

Nous vous tiendrons informé des éventuelles évolutions de la présente Politique de confidentialité.

Sommaire

1. Qui est responsable du traitement de mes données personnelles ?
2. Quelles données personnelles sont traitées par Japan Experience et quand sont-elles collectées ?
3. Pourquoi Vivre la Japon traite mes données personnelles ?
4. Quels sont les fondements légaux des traitements de mes données personnelles ?
5. Suis-je obligé de renseigner mes données personnelles ?
6. Comment gérer mes préférences en matière de cookies ?
7. Combien de temps seront conservées mes données personnelles ?
8. Mes données personnelles sont-elles en sécurité ?
9. Où sont stockées mes données personnelles ?
10. Avec qui Japan Experience partage mes données personnelles ?
11. Quels sont mes droits vis-à-vis de mes données personnelles ?
12. Evolution de la présente politique de confidentialité

1. Qui est responsable du traitement de mes données personnelles ?

Le responsable de traitement de vos données personnelles est la société Japan Experience, dont le siège social est situé 30 rue Saint-Anne à Paris, France (75001).

Vous pouvez prendre contact avec Japan Experience :

Par courrier, à l’adresse susvisée ;
Par courriel, à l’adresse suivante : contact@japan-experience.com;
Par téléphone, au + 33 (0) 1 42 61 60 83.

2. Quelles données personnelles sont traitées par Japan Experience et quand sont-elles collectées ?

Dans le cadre de son activité, Japan Experience est susceptible de traiter diverses informations, parmi lesquelles notamment les données personnelles suivantes :

Nom, prénom
Adresse mail
Coordonnées
Numéro de téléphone
Données de paiement

Par ailleurs, lorsque vous naviguez sur notre site, certaines données sont automatiquement collectées depuis votre appareil ou navigateur internet. Pour plus d’informations sur ces pratiques et pour gérer vos préférences en la matière, nous vous invitons à prendre connaissance de notre page dédiée aux Cookies.

Ces données incluent des données statistiques, de session ainsi que des informations relatives à la monnaie utilisée.

La nature des données personnelles traitées par Japan Experience varie en fonction de la situation qui en a justifié la collecte.

Ainsi, à titre d’illustration, nous ne collecterons vos données bancaires que si vous effectuez un paiement en ligne d’une commande par carte bancaire sur notre plateforme de paiement sécurisé. En aucun cas nous ne collecterons de telles données si elles ne sont pas nécessaires à la fourniture du service sollicité.

Nous collectons ces données lorsque vous nous les communiquez ou lors de votre navigation sur notre site. C’est notamment le cas lorsque vous indiquez les informations vous concernant dans le cadre d’une commande ou lorsque vous remplissez le formulaire de contact de notre site.

Connexion avec votre compte Google

Lors de la création de votre compte Japan Expérience ou si vous souhaitez vous identifier sur notre site, vous avez la possibilité de vous connecter avec Google afin de faciliter la création de votre compte sur notre site Internet.

Vous devez pour cela disposer au préalable d’un compte personnel auprès de Google.

Il vous suffit alors de cliquer sur le bouton « Se connecter avec Google » présent sur notre site Internet, à la suite de quoi vous serez invité à sélectionner le compte Google avec lequel vous souhaitez vous connecter.

Votre consentement sera ensuite requis aux fins d’autoriser le partage par Google de certaines informations avec Japan Expérience, à savoir votre nom, votre prénom, votre adresse électronique et votre photo de profil. Vos informations de connexion ne sont toutefois pas partagées avec Japan Experience.

Une fois ce partage confirmé par vos soins, vous serez connecté de manière sécurisée sur notre site Internet et pourrez accédez à l’ensemble des services réservés aux utilisateurs disposant d’un compte personnel.

Votre compte Japan Experience sera alors connecté à votre compte Google, ce qui vous permettra de vous connecter plus rapidement à l’avenir.

Afin d’en savoir davantage sur la façon dont vos données sont traitées par Google, nous vous invitons à consulter la Politique de confidentialité de Google.

3. Pourquoi Japan Experience traite mes données personnelles ?

Nous procédons aux traitements de vos données personnelles uniquement afin de :

Créer votre compte Japan Expérience ;
Procéder à l’envoi d’un devis suite à une demande que vous avez effectuée
Traiter et livrer votre commande ;
Suivre l’évolution de votre commande ;
Prendre contact avec vous dans le cadre d’une commande que vous avez effectuée ;
Répondre à une question que vous nous avez posée ;
Du traitement des candidatures aux offres d’emploi et de stage
Vous adresser, après avoir recueilli votre consentement exprès, des informations commerciales et publicitaires personnalisées.

Nous ne traiterons jamais vos données personnelles pour des finalités autres que celles-ci sans vous en avoir au préalable informé.

4. Quels sont les fondements légaux des traitements de mes données personnelles ?

La réglementation exige que chaque traitement de vos données personnelles repose sur un fondement légal. Chez Japan Experience, les traitements de vos données personnelles reposent alternativement sur les fondements suivants :

La nécessité du traitement aux fins de l’exécution du contrat conclu entre le client et Japan Experience (traitement / suivi de commande et prise de contact dans le cadre d’une commande / demande de devis) ;
L’intérêt légitime de Japan Experience (réponse à une question posée / traitement des candidatures) ;
Votre consentement exprès (envoi d’informations commerciales et publicitaires).

5. Suis-je obligé de renseigner mes données personnelles ?

La plupart des données personnelles que nous vous demandons sont nécessaires à la prise en charge de votre demande. Ces données nécessaires sont identifiables par la présence d’un astérisque (*).

La communication de ces données est obligatoire pour toute conclusion d’une commande auprès de Japan Experience. En cas de refus de communiquer ces données personnelles à Japan Experience, Japan Experience ne pourra pas donner suite à la demande de prestation.

6. Comment gérer mes préférences en matière de cookies ?

La question des cookies étant particulière, nous avons créé sur notre site internet une page spécifique au sein de laquelle vous pourrez obtenir des informations à ce sujet et gérer vos préférences en la matière.

Si vous souhaitez accéder à cette page, il vous suffit de cliquer sur le lien suivant : https://www.japan-experience.com/fr/cookies

7. Combien de temps seront conservées mes données personnelles ?

Chez Japan Experience, nous nous engageons à conserver vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement. Certaines dispositions légales nous obligent par ailleurs à conserver vos données pendant une durée minimum.

Vos données personnelles sont conservées par Japan Experience pendant les durées indiquées ci-dessous :

Traitement et suivi de commande : 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Envoi d’un devis suite à une demande de votre part : 5 ans à compter de la date d’envoi du devis
Traitement des candidatures : 5 ans à compter de la date de la candidature
Réponse à une question posée via notre formulaire de contact : 5 ans à compter de la date de l’envoi du formulaire
Envoi de notre newsletter ou de publicités personnalisées : jusqu’au retrait du consentement
Cookies : 13 mois

Une fois ces durées dépassées, nous procéderons à la suppression de vos données personnelles ou à leur anonymisation.

8. Mes données personnelles sont-elles en sécurité ?

Chez Japan Experience, nous prenons très au sérieux la sécurisation de vos données personnelles. C’est pourquoi nous avons adopté en interne des mesures permettant de garantir autant que possible l’intégrité de vos données.

Nous avons obtenu la certification PCI-DSS, confirmant la qualité de notre politique de sécurité informatique.

9. Où sont stockées mes données personnelles ?

Vos données personnelles sont principalement stockées dans des bases de données situées au sein de l’Union Européenne.

Néanmoins, dans le cadre de la communication nécessaire de vos données personnelles à nos prestataires (cf. 10 – Avec qui Japan Experience partage mes données personnelles ?), ces données sont dans certains cas susceptibles d’être transférées en dehors de l’Union Européenne.

Dans cette hypothèse, nous vous garantissons que ces transferts ne sont réalisés qu’à destination de pays assurant un niveau de protection équivalant à celui garantit au sein de l’Union Européenne, ou sont encadrés par des outils contraignants permettant de répondre aux exigences de la réglementation applicable.

En outre, comme nous le précisons ci-dessous, nous encadrons strictement la communication de vos données personnelles vers nos prestataires afin d’en garantir la sécurité.

10. Avec qui Japan Experience partage mes données personnelles ?

10.1. Partage de vos données personnelles avec des tiers

Les données à caractère personnel collectées par Japan Experience peuvent être partagées avec des sociétés tierces dans les cas suivants :

• Quand Japan Experience recourt aux services de prestataires pour héberger ses bases de données. En l’occurrence, le site internet de Japan Experience est hébergé par la société GOOGLE CLOUD PLATFORM et ses bases de données sont hébergés par Google Cloud Platform / Google Ireland Limited. Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland en Belgique.

Japan Expérience peut également partager vos données avec des tiers lorsque vous vous connectez sur votre site Internet avec des services tiers, tels que les outils de connexion proposés par Google. Nous vous invitons dans ces hypothèses à consulter la Politique de confidentialité des organismes concernés afin de savoir comment ils traitent vos données personnelles.

• Quand Japan Experience recourt aux services d’un prestataire dans le cadre d’une commande et en fonction des souhaits exprimés par le client.

Dans le cadre de la fourniture du service commandé par le client et afin de satisfaire ses différents besoins, Japan Experience communique certaines données personnelles à ses différents prestataires et partenaires. Ainsi, par exemple, lorsque vous souhaitez réserver un billet d’avion pour le Japon, l’exécution de cette prestation nécessite la communication de vos informations d’identité à la compagnie aérienne concernée.

De même, lorsque vous procédez au paiement de la commande par carte bancaire, vos données bancaires sont transmises à notre prestataire, la société INGENICO EPAYMENTS, afin de bénéficier d’une plateforme sécurisée de paiement en ligne. Il en va de même à chaque fois que l’exécution de votre commande nécessite le recours à un prestataire tiers.

Dans ces hypothèses, nos partenaires interviennent dans la plupart des cas en qualité de responsables de traitement indépendants de Japan Expérience. Aussi, ce sont eux qui déterminent la façon et les raisons pour lesquelles ils traitent vos données personnelles. Vous êtes dès lors invités à consulter leur propre politique de confidentialité afin d’en savoir davantage concernant la façon dont vos données sont traitées par ces organismes.

• Si la loi l’exige, Japan Experience peut effectuer la transmission de données pour donner suite aux réclamations présentées contre Japan Experience et se conformer aux obligations résultant de procédures administratives et judiciaires ;

• Si Japan Experience est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, elle pourra être amenée à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel.

Dans ce cas, vous serez informés avant que vos données à caractère personnel ne soient transférées à une tierce partie. En toute hypothèse, Japan Experience s’engage à :

- Transmettre à ses prestataires uniquement les données personnelles du client nécessaires à l’exécution de la commande.

- Transmettre les données personnelles du client uniquement à des prestataires présentant des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles.

- Encadrer strictement les traitements de données personnelles de ses clients effectués pour son compte par ses prestataires.

10.2. Partage de vos données personnelles au sein du groupe.

Par ailleurs, Japan Experience faisant partie d’un groupe de plusieurs sociétés, les autres sociétés du groupe sont également susceptibles d’accéder à vos données personnelles dès lors que ce traitement est justifié par l’exécution du contrat passé entre vous et Japan Experience.

Ainsi, nos conseillers, établis dans nos filiales à l’étranger, sont présents dans de nombreux pays afin de pouvoir répondre 24h/24h à vos questions lors de votre voyage au Japon. Leur mission induit par essence l’accès certaines de vos données personnelles afin de vous fournir une réponse appropriée à votre situation. Nous vous garantissons sur ce point que l’ensemble des sociétés du groupe Japan Experience sont soumises aux mêmes exigences s’agissant de la protection de vos données personnelles.

11. Quels sont mes droits vis-à-vis de mes données personnelles ?

Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à procéder à différents traitements de vos données personnelles. Cependant, vous seuls restez maîtres de vos données et de l’utilisation qui en est faite.

C’est pourquoi vous disposez des droits suivants vis-à-vis de vos données personnelles :

Vous pouvez accéder à l’ensemble de vos données personnelles traitées par Japan Experience ;
Vous pouvez mettre à jour ou demander la suppression de vos données personnelles ;
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles ;
Vous pouvez retirer votre consentement lorsqu’il a justifié le traitement de vos données personnelles ;
Vous pouvez solliciter la communication de l’ensemble de vos données personnelles traitées par Japan Experience afin d’exercer votre droit à la portabilité.

Si vous souhaitez exercer vos droits, nous vous invitons à contacter notre équipe dédiée à la protection des données personnelles :

Par mail, à l’adresse suivante : contact@japan-experience.com
Par courrier, à l’adresse suivante : Japan Experience, 30 rue Sainte Anne, 75001 Paris.

Dans le cadre du traitement de cette demande, nous sommes susceptibles de vous demander une preuve d’identité afin d’en vérifier l’exactitude. Dans tous les cas, nous nous engageons à vous apporter une réponse dans un délai d’un mois, éventuellement prolongé de deux mois compte-tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Enfin, nous vous rappelons qu’en cas de litige concernant les traitements de vos données personnelles, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. En France, cette autorité est la Commission National Informatique et Libertés (la CNIL), dont voici l’adresse du site internet : www.cnil.fr

12. Evolution de la présente politique de confidentialité

Japan Experience se réserve le droit d’apporter toute modification à la présente politique de confidentialité à tout moment. Si une modification est apportée à la présente Politique de confidentialité, Japan Experience s’engage à publier la nouvelle version sur son site.

Japan Experience vous informera de la modification par messagerie électronique, dans la mesure du possible, dans un délai minimum de 15 jours avant la date d’effet. Si n’êtes pas d’accord avec les termes de la nouvelle rédaction, vous avez la possibilité de demander la suppression de vos données personnelles dans les limites légalement prévues.