Conditions Générales de Vente

Conditions de vente

Les présentes conditions de vente se décomposent en deux parties :

Une première partie intitulée « Conditions générales » qui encadre les relations contractuelles entre le client et Japan Experience quelle que soit la commande passée.
Une seconde partie intitulée « Conditions particulières » qui encadre les relations contractuelles entre le client et Japan Experience en fonction de chaque type de commande passée.

Conditions générales de vente mises à jour le 30.03.2023.

I - CONDITIONS GENERALES

1 - Définition

Client : personne ayant passé une commande auprès de Japan Experience
Commande : prestation particulière sollicitée par le client et acceptée par Japan Experience
Prestation terrestre : prestation fournie sur l’ensemble du territoire japonais dans le cadre d’un voyage, soit à titre d’exemple, et de manière non limitative l’hébergement, le transport, les activités, l’assistance, les services…
Circuit ; prestation proposée par Japan Experience incluant la conception et le suivi d’un itinéraire au Japon, éventuellement en compagnie d’un guide et incluant les transports, logements et repas sur place.
Circuit accompagné : Circuit réalisé en compagnie d’un guide spécialiste du Japon
Inscription : En l’absence de convention particulière, le présent document encadre les relations contractuelles entre le client et Japan Experience.

2 - Présentation de Japan Experience

Japan Experience est une agence de voyage créée en 1981 destinée à conseiller et accompagner les personnes désirant effectuer un voyage au Japon. Pour cela, Japan Experience propose, avec l’aide de ses nombreux partenaires de confiance, une multitude de services permettant au client de bénéficier d’un voyage unique et sur mesure :

Transports vers le Japon
Transports sur place (forfaits de train Japan Rail Pass, location de voiture, etc.)
Hébergements
Circuits avec ou sans accompagnateur
Activités locales au Japon
Moyens de connexion à Internet (Pocket WiFi, Cartes Sim)
Cartes de paiement de transport en commun (Suica, Pasmo)
Mise à disposition d’informations en boutique et sur les sites internet

3 - Informations concernant les formalités administratives et sanitaires

Les informations délivrées par Japan Experience s’agissant des formalités administratives à effectuer avant d’envisager un voyage au Japon s’adressent uniquement aux ressortissants de nationalité européenne.

Les personnes en dehors de l’Union Européenne sont tenues de s’informer et de se renseigner avant d’entreprendre un voyage sur les formalités administratives et sanitaires requises notamment auprès des ambassades ou consulats compétents. Il appartient au client de vérifier que ses documents sont en conformité avant le voyage. Il est vivement conseillé de vérifier toutes les informations auprès des autorités concernées.

Japan Experience ne pourra, en aucun cas, être tenu pour responsable des conséquences de l’inobservation par le client des règlements policiers, douaniers ou sanitaires, préalablement et au cours du voyage. Un client qui ne pourrait embarquer sur un vol, faute de présenter les documents exigés, ne pourrait prétendre à aucun remboursement.

Japan Experience vous conseille vivement de consulter régulièrement la fiche par pays du ministère des affaires étrangères relative à votre voyage à l’adresse suivante : www.diplomatie.fr.

Japan Experience attire votre attention sur le fait que les informations pouvant évoluer jusqu’à la date de départ, il est conseillé de les consulter régulièrement.

4 - Délai de rétractation

Conformément à l’article L.221-28 du Code de la consommation, le Client ne bénéficie pas d’un délai de rétractation en matière d’achat de prestations de voyage, de services d’hébergement, de services de transport de biens, de location de voitures, de restauration et d’activités de loisirs devant être fournis à une date ou à une période déterminée. Sa réservation est définitive dès la signature du contrat.

Lorsque le contrat ne concerne pas l’achat de prestations de voyage, de services d’hébergement, de services de transport de biens, de location de voitures, de restauration et d’activités de loisirs devant être fournis à une date ou à une période déterminée et est conclu à distance ou suivant un démarchage, le Client dispose d’un délai de rétractation de quatorze jours à compter de la signature du contrat.

Afin d'exercer son droit de rétractation dans le délai de quatorze jours, le Client est tenu d'adresser ce formulaire de rétractation à l'adresse suivante contact@japan-experience.com.

En cas d’annulation de sa commande, le client est invité à prendre connaissance des frais d’annulation indiqués dans les Conditions Particulières ci-après exposées.

5 - Données personnelles

Pour bénéficier d’une information générale sur la politique de protection des données personnelles mise en œuvre par Japan Experience, nous vous invitons à consulter notre Politique de confidentialité.

5.1 - Données personnelles collectées par Japan Experience

Lors de la conclusion d’une commande, Japan Experience est susceptible de collecter les données à caractère personnel suivantes :

Nom, prénom
Date de naissance
Adresse mail
Coordonnées
Numéro de téléphone
Adresse
Données bancaires (n° de la carte, date d’expiration, cryptogramme visuel)
Nom de la société
Nationalité

Le recueil de ces données est nécessaire à la fourniture du service auprès du client. Dès lors, la communication de ces données est obligatoire pour toute conclusion d’une commande auprès de Japan Experience. En cas de refus du client de communiquer ses données personnelles à Japan Experience, Japan Experience ne pourra pas donner suite à ses demandes de prestation.

5.2 - Finalités des traitements

Les données à caractère personnel collectées par Japan Experience ont pour objectifs :

Le traitement de la commande effectuée par le client ;
Le suivi de la commande effectuée par le client ;
La prise de contact entre Japan Experience et le client ;
L’envoi d’informations commerciales et publicitaires, en fonction des préférences du client. Lors de la conclusion d’une commande auprès de Japan Experience, le client est ainsi invité à exprimer clairement ses choix s’agissant de l’envoi d’informations commerciales et publicitaires, notamment par communication électronique.

Japan Experience est le responsable de ces différents traitements.

Ces traitements reposent alternativement sur les fondements légaux ci-après exposés :

Nécessité du traitement aux fins de l’exécution du contrat conclu entre le client et Japan Experience (traitement /suivi de commande et prise de contact)
Traitement fondé sur le consentement exprès du client (envoi d’informations commerciales et publicitaires).

5.3 - Durée de conservation des données

Japan Experience s’engage à conserver les données personnelles du client uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement.

Par ailleurs, des dispositions légales et réglementaires obligent Japan Experience à conserver certaines données personnelles pendant une durée minimum.

Les données personnelles du client sont conservées par Japan Experience pendant les durées indiquées ci-dessous :

Coordonnées (nom, prénom, adresse, etc.) : 5 ans
Données bancaires : 4 mois

5.4 - Partage de données à caractère personnel avec des tiers

Les données à caractère personnel collectées par Japan Experience peuvent être partagées avec des sociétés tierces dans les cas suivants :

Quand Japan Experience recourt aux services de prestataires pour héberger ses bases de données.

En l’occurrence, le site internet de Japan Experience est hébergé par la société GOOGLE CLOUD PLATFORM et ses bases de données sont hébergées par Google Cloud Platform / Google Ireland Limited. Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Serveurs hébergés en Belgique.

Quand Japan Experience recourt aux services d’un prestataire dans le cadre de sa prestation de service et en fonction des souhaits exprimés par le client

Dans le cadre de la fourniture du service commandé par le client et afin de satisfaire à ses différents besoins, Japan Experience communique certaines données personnelles du client à ses différents prestataires. Ainsi, par exemple, lorsque le client souhaite réserver un billet d’avion pour le Japon, l’exécution de cette prestation nécessite la communication des informations d’identité du client envers la compagnie aérienne concernée.

De même, lorsque le client procède au paiement de la commande par carte bancaire, ses données bancaires sont transmises à un prestataire, la société INGENICO EPAYMENTS, afin de bénéficier d’une plateforme sécurisée de paiement en ligne.

Il en va de même à chaque fois que l’exécution de la commande du client nécessite le recours à un prestataire tiers.

Quand Japan Experience communique vos données personnelles avec d’autres entités du groupe

Japan Experience faisant partie d’un groupe de plusieurs sociétés, les autres sociétés du groupe sont également susceptibles d’accéder à vos données personnelles dès lors que ce traitement est justifié par l’exécution du contrat passé entre le client et Japan Experience.

Ainsi, nos conseillers, établis dans nos filiales à l’étranger, sont présents dans de nombreux pays afin de pouvoir répondre 7j/7 aux questions du client lors de son voyage au Japon. Leurs missions induisent par essence l’accès aux données personnelles du client afin de lui fournir rapidement une réponse appropriée à sa situation.

Nous garantissons sur ce point que l’ensemble des sociétés du groupe Japan Experience sont soumises aux mêmes exigences s’agissant de la protection des données personnelles.

Si la loi l’exige, Japan Experience peut effectuer la transmission de données pour donner suite aux réclamations présentées contre Japan Experience et se conformer aux obligations résultant de procédures administratives et judiciaire
Si Japan Experience est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, elle pourra être amenée à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel. Dans ce cas, les clients seraient informés, avant que les données à caractère personnel ne soient transférées à une tierce partie.

En tout hypothèse, Japan Experience s’engage à :

Transmettre à ses prestataires uniquement les données personnelles du client nécessaires à l’exécution de la commande ;
Transmettre les données personnelles du client uniquement à des prestataires présentant des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles ;
Encadrer strictement les traitements de données personnelles de ses clients effectués pour son compte par ses prestataires.

5.5 - Sécurité et confidentialité

Japan Experience met en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité du numérique pour protéger les données personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés.

5.6 - Mise en œuvre des droits du client sur ses données à caractère personnel

En application de la réglementation relative aux données à caractère personnel, les clients disposent des droits suivants :

Ils peuvent mettre à jour ou supprimer les données qui les concernent en s’adressant à Japan Experience à l’adresse électronique suivante : data@vivrelejapon.com
Ils peuvent exercer leur droit d’accès, pour connaitre les données personnelles les concernant, en écrivant à l’adresse électronique suivante : data@vivrelejapon.com
Si les données à caractère personnel détenues par Japan Experience sont inexactes, ils peuvent demander la mise à jour des informations, en écrivant à l’adresse électronique suivante : data@vivrelejapon.com
Les clients peuvent à tout moment s’opposer au traitement de leurs données personnelles en contactant Japan Experience
Enfin, les clients peuvent également solliciter la communication de l’ensemble de leurs données dans le cadre de l’exercice de leur droit à la portabilité.

Dans ces différentes hypothèses et avant la mise en œuvre de ses droits, Japan Experience peut demander au client une preuve d’identité afin d’en vérifier l’exactitude. Japan Experience s’engage à apporter une réponse aux demandes exposées ci-avant dans un délai d’un mois, éventuellement prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Il est par ailleurs rappelé que le client a la possibilité, en cas de litige concernant le traitement de ses données personnelles, d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, à savoir la CNIL pour la France : www.cnil.fr

5.7 - Évolution de la présente clause

Japan Experience se réserve le droit d’apporter toute modification à la présente clause relative à la protection des données à caractère personnel à tout moment. Si une modification est apportée à la présente clause de protection des données à caractère personnel, Japan Experience s’engage à publier la nouvelle version sur son site. Japan Experience informera également les clients de la modification par messagerie électronique, dans la mesure du possible, dans un délai minimum de 30 jours avant la date d’effet. Si le client n’est pas d’accord avec les termes de la nouvelle rédaction de la clause de protection des données à caractère personnel, il a la possibilité de demander la suppression de ses données personnelles.

6 - Risques et sécurité

Le risque est un facteur inhérent à tout voyage. Dans le cadre de la prestation fournie au client, Japan Experience fera ses meilleurs efforts pour lui proposer des services adaptés et dénués de risques particuliers.
Le client reste cependant seul responsable de sa propre sécurité au cours de son voyage au Japon et ne pourra en aucun cas imputer à Japan Experience la survenance d’un risque dont elle ne serait pas responsable.
Japan Experience rappelle sur ce point au client la nécessité, avant tout voyage, de s’informer sur les risques, les lois et usages particuliers au pays de destination.

7 - Force majeure

La responsabilité de Japan Experience ne saurait être recherchée en présence d’un cas de force majeur.
Conformément aux dispositions de l’article 1148 du Code civil, la force majeure se caractérise par un événement extérieur, imprévisible et irrésistible, échappant à la volonté des parties.

8 - Service après-vente

Pour toute question relative à la commande qu’il a passée, le client peut contacter un conseiller de Japan Experience en procédant de la façon suivante :

Par téléphone : au + 33 (0) 1 42 61 60 83
Par mail : à l’adresse email contact@japan-experience.com
Par courrier : en écrivant à Japan Experience, 30 rue Sainte Anne, 75001 Paris, France

9 - Clause attributive de juridiction

En cas de différend au sujet de l’application des présentes conditions générales de vente et de leur interprétation, le client qui agirait en qualité de consommateur a la possibilité de saisir un médiateur de la consommation, dont les coordonnées lui seront transmises par Japan Experience.

De façon générale, tout différend au sujet de l’application des présentes conditions générales de vente et de leur interprétation, de leur exécution et des contrats de vente conclus par Japan Experience ou au paiement du prix, sera porté devant les juridictions de Paris, quel que soit le lieu de la commande, de la livraison, du paiement et le mode de paiement, et même en cas d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.

10 - Renonciation

Le fait pour Japan Experience de ne pas se prévaloir à un moment donné de l’une des clauses des présentes ne peut valoir renonciation à se prévaloir ultérieurement de ces mêmes clauses.

11 - Droit applicable

Toute question relative aux présentes conditions générales de vente ainsi qu’aux ventes qu’elles régissent, qui ne serait pas traitée par les présentes stipulations contractuelles, sera régie par la loi française à l’exclusion de tout autre droit.

CONDITIONS PARTICULIERES

1. Circuits

1.1. Inscription et paiement

Pour être considérée comme définitive, toute inscription à un circuit est subordonnée, lorsqu’elle est réalisée plus de 35 jours avant la date du départ, à l’encaissement d’un acompte de 35% du montant total des prestations prévues.

Pour toute inscription effectuée moins de 35 jours avant la date du départ, le règlement doit être effectué en une seule fois et doit porter sur la totalité du montant du voyage.

L’inscription ne sera considérée comme définitive qu’à réception dudit règlement et du bulletin d’inscription, dûment complété et signé.

1.2. Modalités de règlement

Les modalités de règlement s’entendent ainsi pour les circuits :

35% d’acompte lors de la réservation
le solde 35 jours avant le départ

1.3. Prolongation du voyage

La prolongation de votre séjour concernant un circuit est possible si la réservation en est faite au moment de l’inscription.

En dehors du prix des prestations complémentaires, des frais de 50€ TTC par personne seront facturés. L’achat de vols intérieurs sans prestations terrestres et/ou sans vol international entraîne la facturation de frais de réservation pour un montant de 50€ TTC par personne. Le montant des primes des assurances souscrites par le client à l’occasion de son voyage est réglé dès l’inscription et à l’encaissement de l’acompte ou tout autre somme adressée par le client avec son bulletin d’inscription.

1.4. Facturation

La facture est adressée au client dans les 8 jours calendaires qui suivent l’inscription. Le solde du montant du voyage devra être réglé sans relance de notre part, au plus tard 35 jours calendaires avant la date de départ.

Tout retard du paiement du solde pourra être considéré comme une annulation pour laquelle il sera fait application des frais d’annulation visés à l’article « conditions et frais d’annulation ».

1.5. Tarifs

Les tarifs proposés par Japan Experience varient en fonction des services sollicités par le client et sont systématiquement portés à sa connaissance lors de la finalisation d’une commande. Lors de la conclusion d’une commande, le prix indiqué est ferme et définitif à cette date. Il est exprimé en euro (€) et ne pourra plus être modifié par aucune des parties.

1.6. Prestations terrestres

Japan Experience vend des prestations terrestres.

Les prestations non utilisées sur place ne donneront lieu à aucun remboursement. Les prestations volontairement modifiées sur place sont soumises aux conditions des prestataires locaux : les prestations supplémentaires ou de remplacement engendrant un surcoût devront être réglées directement aux agences locales et ne pourront en aucun cas engager la responsabilité de Japan Experience. Par ailleurs, elles ne donneront lieu à aucun remboursement de la partie non utilisée des prestations.

1.7. Chambre individuelle et chambre triple

Tout client d'un circuit accompagné s’étant inscrit seul et ayant opté pour une chambre individuelle sera facturé du supplément au moment de l’inscription.

Toutefois si Japan Experience trouve pour ce même circuit une autre personne susceptible de partager sa chambre, ce supplément sera déduit au moment du règlement du solde de la facture.

Nous attirons votre attention sur le fait que le confort d’une chambre individuelle est moindre que celui d’une chambre double malgré le fait que son tarif soit supérieur à la moitié du tarif d’une chambre double.

Le tarif de base pour trois personnes inclut une chambre double et un lit d’appoint (ce service n’étant pas confortable pour trois adultes, nous vous conseillons dans ce cas d’opter pour la chambre individuelle).

Si la troisième personne désire une chambre individuelle, le supplément sera facturé.

1.8. Assurance

Japan Experience propose à sa clientèle, lors de l’inscription à un circuit, de souscrire à une assurance complémentaire auprès de son courtier spécialisé Assurever, TSA 11412, 92621 Gennevilliers CEDEX.

La souscription à l’un des contrats d’assurance doit se faire impérativement au moment du règlement de l’acompte, et ne pourra avoir lieu après tout versement d’acompte.

Le montant de la prime d’assurance est payé en totalité au moment du règlement de l’acompte du voyage.

Le client a la possibilité de contacter un conseiller Japan Experience afin d’obtenir des précisions concernant les tarifs d’assurance au moment de la décision d’inscription à l’une de nos prestations. Un contrat individuel sera remis au client avec toutes les conditions et garanties soumises à son contrat d’assurance.

Dans le cadre d'une annulation, quels que soient les date et motif de l'annulation, les primes d'assurances ne sont pas remboursables.

1.9. Conditions et frais d’annulation des circuits

Annulation en raison d'un nombre insuffisant de participants

Les circuits accompagnés nécessitent une organisation particulière et un nombre minimum de participants. Ce nombre est indiqué dans les brochures ou dans les autres supports de nos offres de voyage (internet, presse…) pour chaque circuit.

Japan Experience se réserve le droit d’annuler un départ si le nombre de participants inscrits 30 jours avant ledit départ est inférieur au minimum.

Japan Experience communique cette décision au plus tard 22 jours calendaires avant la date de départ initialement prévue et procédera au remboursement intégral des sommes déjà versées dans un délai maximum de 8 semaines ; Japan Experience pourra également proposer, à la demande du client et dans la mesure du possible, des prestations de circuit ou de voyage individuel correspondant au montant engagé.

Conditions et frais d’annulation par le client

Si le client se trouve dans l’obligation d’annuler son voyage après la signature du bulletin d’inscription, il doit en informer au plus tôt Japan Experience par lettre recommandée avec accusé de réception, dont la seule date d’envoi sera retenue comme date d’annulation. Japan Experience retiendra alors, sur le montant engagé, des frais d’annulation, établis selon le barème suivant en % du montant total du voyage :

Jusqu'à 35 jours avant le départ : 15% de frais d'annulation
De 35 à 21 jours avant le départ : 50% de frais d'annulation
De 20 à 8 jours avant le départ : 75% de frais d'annulation
De 7 jours avant le départ au jour du départ : non remboursable

Frais de modification :

Des frais de gestion de 40€ seront facturés pour toute modification de dossier après achat, en plus du coût de la modification.

Frais de visa

En cas de besoin de visa pour ce rendre au Japon pour une personne non soumise à exception de visa touristique, des frais d'administration de 60€ par personne seront demandés pour la fourniture des documents nécessaires pour la présentation à l'ambassade. Ces frais ne sont pas remboursés en cas de non-obtention du visa. Les personnes d'une nationalité de l'Union Européenne, Suisse, Norvège, Royaume Uni, Etats-Unis ou Canada n'ont pas besoin de visa.

2. Billets d’avion

2.1. Conditions générales

Japan Experience vous communiquera lors de votre inscription l’identité du transporteur aérien, connu à cette date, susceptible d’assurer le vol. En cas de modification, Japan Experience s’engage, dès lors qu’elle en aura connaissance, à informer le client de tout changement dans l’identité du transporteur aérien.

Japan Experience s’engage à ce que toutes les compagnies aériennes utilisées au départ de la France soient admises par les autorités administratives compétentes à desservir le territoire français.

Conformément à la convention de Varsovie, la compagnie aérienne peut être amenée à modifier, sans préavis, notamment les horaires et/ou l’itinéraire. Ces modifications ainsi que tout incident technique extérieur à Japan Experience, retard, annulation, grèves, escales supplémentaires, changement d’appareils, de parcours, événements politiques, climatiques ne sauraient justifier pour le client une renonciation au voyage sans frais ou le versement de quelconques indemnités par Japan Experience.

2.2. Modalités de règlement

Les billets d’avion sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.

2.3. Mineurs

Les demandes d’inscription concernant les mineurs devront être signées par le père, la mère ou le tuteur légal et porter la mention “accord du père, de la mère ou du tuteur légal”. Les mineurs doivent posséder, outre les pièces d’identité exigées pour le voyage, une autorisation de sortie du territoire français métropolitain. Enfin, il sera fait mention d’un numéro de téléphone et d’une adresse permettant à l’enfant ou au responsable d’établir un lien direct.

2.4. Conditions et frais d’annulation

Les billets émis à certains tarifs publics de compagnies aériennes et/ou certains tarifs promotionnels négociés entraînent la facturation de 100% de frais en cas d’annulation quelle que soit la date.

Compte tenu des délais d’émission imposés par certaines compagnies aériennes, nous sommes contraints d’émettre les billets à 60 jours du départ ou immédiatement au moment de la réservation. Dès l’émission de ces billets et quelle que soit la date d’annulation, des frais d’annulation correspondant à 100% du prix du billet seront facturés.

3. Japan Rail Pass

3.1. Modalités de règlement

Les Japan Rail Pass sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.

3.2. Conditions et frais d’annulation

Le coupon d'échange de Japan Rail Pass délivré par Japan Experience est remboursable jusqu’à un an après la date d’émission. Les frais retenus sont de 15% du montant total des billets, quelle que soit la date d’annulation. Les frais d'envoi des billets ne sont pas remboursés.

En cas de perte de votre Japan Rail Pass, le remboursement ne peut se faire qu’après une période de 6 mois après l’émission du coupon d’échange. Les frais d’annulation restent de 15% à condition que le coupon d’échange n’ait pas été échangé, quelque soit la date d’annulation jusqu’à un an après la date d’émission.Vous pouvez bénéficier d'un remboursement intégral si vous avez passez une nouvelle commande de Japan Rail Pass auprès de nous d'une durée équivalante ou supérieure.

Dans l'éventualité où votre Japan Rail Pass serait perdu par le transporteur choisi, vous pouvez bénéficier d'un remboursement complet 6 mois après la date de d'achat - le temps nécessaire pour vérifier auprès de la JR au Japon que ledit bon d'échange n'a pas été utilisé. Une preuve de perte peut être fournie sur demande et transmise à votre assurance.

Pour obtenir le remboursement d'un bon d'échange non utilisé, il vous faudra l'avoir renvoyé à l'un de nos bureaux dans les 365 jours suivants la date d'achat. Etant dans l'incapacité de prolonger ce délai, nous vous conseillons donc d'organiser votre envoi suffisamment à l'avance car aucun bon inutilisé reçu après ce temps imparti ne peut être remboursé et ce même en cas de problème avec le choix de livraison.

Votre remboursement sera effectué en fonction du prix d'achat que vous avez réglé.

Japan Experience ne serait en aucun cas responsable si l'acquéreur se voyait refuser l'échange du coupon contre le Japan Rail Pass une fois au Japon, et ce quel qu'en soit le motif.

Ce paragraphe ne s'applique pas dans le cadre des Japan Rail Pass intégrés dans les voyages à forfait (circuits). En effet, dans ce cas, ce sont les conditions d'annulation des circuits qui s'appliquent (1.9).

4. Location de maisons

4.1. Modalités de règlement

La location de maison est réglable intégralement (100%) lors de la réservation.

4.2. Conditions et frais d’annulation

Si le client se trouve dans l’obligation d’annuler son voyage après la signature du bulletin d’inscription, il devra en informer Japan Experience par courrier électronique le plus tôt possible. La date d’envoi sera retenue comme date d’annulation pour la facturation des frais d’annulation.

Barème des frais d’annulation :

Plus de 30 jours avant le séjour : aucun frais d’annulation ne sera retenu
De 29 jours à 8 jours avant le séjour : 50% du montant total de la réservation sera retenu
Moins de 7 jours avant le séjour : 100% du montant total de la réservation sera retenu

Ce paragraphe ne s'applique pas dans le cadre des maisons intégrées dans les voyages à forfait (circuits). En effet, dans ce cas, ce sont les conditions d'annulation des circuits qui s'appliquent (1.9).

5. Location de voitures

5.1. Réservation en ligne

Japan Experience vous confirme votre réservation dès réception de la réponse de notre partenaire Nissan rent-a-car, sur la base des critères saisis dans le formulaire, généralement sous 48h. La disponibilité des véhicules dépend de notre partenaire et en aucun cas de notre volonté.

En cas de non-disponibilité du véhicule de votre choix, nous vous proposerons une voiture de remplacement dans la limite des disponibilités.

Nous attirons votre attention sur le fait que dans l’hypothèse où vous vous présenteriez à l'agence de location sans être en possession de tous les documents demandés, Nissan rent-a-car peut se réserver le droit de refuser la location. Il ne peut y avoir en ce cas aucune indemnisation de notre part.

Ces informations sont mentionnées en détail dans les conditions particulières du prestataire.

5.2. Tarifs

Le prix de location d’un véhicule comprend :

La location du véhicule et les options choisies
une assurance obligatoire Nissan rent-a-car (responsabilité civile, etc...)
la prise et le retour de véhicule (des frais de rapatriement basés sur la distance qui sépare les agences sont appliqués, dans le cas où le véhicule est rendu dans une agence autre que celle de départ).
kilométrage illimité
TVA

Dans l'éventualité d’un changement de contrat en cours de location, les frais non inclus dans le prix de la location :

les frais supplémentaires en cas de prolongement de contrat
les frais de rapatriements occasionnés à la suite d'un changement de l'agence de restitution du véhicule

Nous attirons votre attention sur le fait que les sièges enfants sont obligatoires au Japon pour les enfants de moins de six ans.

5.3. Modalités de paiement

La location est à régler sur place à l'agence, au moment de la prise du véhicule.

Les prix étant basés sur le cours du yen, ils sont susceptibles de changer sans que la responsabilité de Japan Experience ne puisse être engagée.

5.4. Frais d’annulation

Vous trouverez ci -dessous le barème des frais d’annulation concernant la location d’un véhicule :

Jusqu'à 24h avant le début de la location : aucun frais d'annulation
Moins de 24h avant le début de la location : 100 % du montant de la réservation sera retenu

Veuillez noter que les frais de dossier ne sont pas remboursables.

Ce paragraphe ne s'applique pas dans le cadre des locations de voiture intégrées dans les voyages à forfait (circuits). En effet, dans ce cas, ce sont les conditions d'annulation des circuits qui s'appliquent.

6. Activités au Japon

6.1. Modalités de règlement

L’activité est à régler sur place auprès de l’accompagnateur au démarrage de l’activité.

6.2. Frais d'annulation

Merci de nous contacter le plus tôt possible dans le cas où vous souhaiteriez annuler la réservation d'une activité. Vous trouverez ci -dessous le barème des frais d’annulation concernant les activités au Japon :

Le jour même de l'activité : 75 % du montant de la réservation sera retenu
De la veille à sept jours avant l'activité : 50% du montant de la réservation sera retenu
Plus de sept jours avant l'activité : pas de frais d'annulation

Ce paragraphe ne s'applique pas dans le cadre des activités intégrées dans les voyages à forfait (circuits). En effet, dans ce cas, ce sont les conditions d'annulation des circuits qui s'appliquent.

7. JRP Care

7.1. Modalités de règlement

Le service JRP Care est réglable intégralement (100%) lors de la réservation.

7.2. Conditions et frais d’annulation

Le service JRP Care n'est pas remboursable.

8. Pocket WiFi

8.1. Modalités de règlement

Le Pocket WiFi est réglable intégralement (100%) lors de la réservation.

8.2. Conditions et frais d’annulation

Le Pocket Wifi est remboursable jusqu'à une semaine avant le début de la location. Passé ce délai, le Pocket Wifi n'est plus remboursable. Les frais d'annulation s'élèvent à 15%.

Les éventuelles pénalités de retard, de perte de l’appareil ou changement d’adresse sont calculées en yen et facturées dans la monnaie de l’achat.

Pour toute question technique ou dysfonctionnement, veuillez contacter de préférence Global Advanced Communications par email : info@globaladvancedcomm.com ou par téléphone au +81 3 5843 7636.

Si vous perdez le Pocket Wifi ou si notre partenaire Global Advanced Communications ne reçoit pas le Pocket Wifi à la fin de période de location prévue, nous nous réservons le droit de débiter la carte de crédit utilisée au moment de la réservation. Le paiement complet de la pénalité sera dû et prélevé immédiatement. Les pénalités de retard correspondent à la somme de 450 yens par jour et 20 000 yens en cas de perte irréversible du Pocket Wifi.

Ce paragraphe ne s'applique pas dans le cadre des pocket wifi intégrés dans les voyages à forfait (circuits). En effet, dans ce cas, ce sont les conditions d'annulation des circuits qui s'appliquent (1.9).

9. Carte SIM

9.1. Modalités de règlement

La SIM card est réglable intégralement (100%) lors de la réservation.

9.2. Conditions et frais d’annulation

La carte SIM est remboursable si elle n'a jamais été utilisée et si son emballage est intact. Elle doit nous être restituée dans le mois suivant l'achat. Les frais d'annulation s'élèvent à 10%.

Ce paragraphe ne s'applique pas dans le cadre des cartes sim intégrées dans les voyages à forfait (circuits). En effet, dans ce cas, ce sont les conditions d'annulation des circuits qui s'appliquent (1.9).

10. Pasmo et Suica

10.1. Modalités de règlement

Les cartes Pasmo et Suica sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.

10.2. Conditions et frais d’annulation

Les cartes Pasmo et Suica que nous proposons étant non-nominatives, elles ne peuvent pas faire l'objet d'un remboursement ou d'une réédition.

11. Transferts Limousine Bus Aéroports Tokyo

11.1. Modalités de règlement

Les Transferts Limousine Bus Aéroports Tokyo sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.

11.2 Conditions et frais d’annulation

Les transferts en Limousine Bus Tokyo sont remboursables s'ils n'ont jamais été utilisés et si les vouchers nous sont retournés dans l'année suivant l'achat. Les frais d'annulation s'élèvent à 10%.

Ce paragraphe ne s'applique pas dans le cadre des transferts intégrés dans les voyages à forfait (circuits). En effet, dans ce cas, ce sont les conditions d'annulation des circuits qui s'appliquent (1.9).

12. Transferts Yasaka Kyoto

12.1. Modalités de règlement

Les Transferts Yasaka Kyoto sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.

12.2. Conditions et frais d’annulation

Les transferts en navettes Yasaka sont remboursables s'ils n'ont jamais été utilisés et ce jusqu'à une semaine avant la date du transfert. Les frais d'annulation s'élèvent à 10%.

13. Frais d'envois

13.1. Modalités de règlement

Les frais d'envois sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.

13.2. Conditions et frais d’annulation

Les frais d'envois ne sont pas remboursables.

14. Produits optionnels

14.1. Modalités de règlement

Les produits tels que le guide Japan by train, la carte des horaires de trains JR et la carte Tokyo/Kyoto sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.

14.2. Conditions et frais d’annulation

Les produits tels que le guide Japan by train, la carte des horaires de trains JR et la carte Tokyo/Kyoto ne sont pas remboursables.

15. Validité et conditions des billets de train

15.1 Quelle est la validité des billets de train ?

Les billets de train ne sont valables que pour l'heure, la date et l'itinéraire indiqués lors de la réservation et sur le billet physique. Cependant, si vous souhaitez utiliser vos billets de train pour vous arrêter plus loin sur la ligne que prévu initialement, vous pouvez le faire en payant la différence de tarif entre votre destination initiale et votre nouvel arrêt final aux guichets des gares avant de monter à bord du train.

15.2 Puis-je annuler mon billet de train ?

Après votre achat, vous pouvez annuler votre commande jusqu'à 3 jours ouvrables avant le départ, si vous n'avez pas échangé votre code QR contre les billets physiques à la machine dans les gares japonaises. Des frais d'annulation de 15% seront facturés (Japan Experience vous remboursera 85% de votre achat) et votre QR sera instantanément désactivé.
Une fois que vous avez échangé votre code QR contre les billets physiques, vous pouvez annuler votre commande aux guichets JR. Le personnel de JR vous remboursera environ 85 à 95% du prix (selon le taux de change au moment de l'achat), en espèces en yens.

Après le départ, vos billets deviendront non remboursables que vous ayez échangé votre code QR ou non contre les billets physiques. Vous pouvez cependant vérifier auprès de votre assurance voyage pour un remboursement.

15.3 Puis-je modifier mon billet de train ?

Puis-je modifier mon billet de train ? Japan Experience autorise une demande de modification gratuite de l'heure de départ (les changements de destination, d'itinéraire ou de date de départ ne sont pas possibles*). La modification n'est possible que dans les conditions suivantes :

Si vous n'avez pas échangé votre code QR contre les billets physiques à la machine dans les gares japonaises, Japan Experience peut modifier gratuitement votre code QR jusqu'à 3 jours ouvrables avant la date de départ, et envoyer un nouveau code QR.
Une fois que vous avez échangé votre code QR contre le billet physique, vous pouvez modifier les billets aux guichets JR Shinkansen jusqu'à 10 minutes avant l'heure de départ initiale.
Après l'heure de départ, si vous manquez votre train, vous pouvez monter à bord d'un des trains de départ suivants le même jour, même itinéraire, sur des sièges non réservés avec le même billet physique.

Si vous souhaitez le modifier une deuxième fois, vous devrez annuler votre code QR ou vos billets, dans les conditions ci-dessus.

Si vous souhaitez modifier votre date de départ, vous pouvez le faire directement au guichet JR désigné, et vous paierez la différence de prix en yens.

Si vous souhaitez modifier l'itinéraire, vous devrez annuler votre commande dans les conditions ci-dessus et effectuer une nouvelle réservation. Vous pouvez également échanger votre code QR contre des billets physiques et modifier l'itinéraire aux guichets JR. Vous paierez la différence de prix en yens.